Come si scrive un comunicato stampa: struttura, modello ed esempi

Un comunicato stampa è un documento che viene indirizzato principalmente ai media per far sì che un pubblico più ampio possa venire a conoscenza di un fatto, un evento o una notizia importante. Comprendere come si scrive un comunicato stampa è importante perché aiuta a preparare un testo che possa essere accettato dai giornalisti e, nello stesso tempo, dal lettore finale.

Struttura di un comunicato stampa

In genere, un comunicato stampa ha un’impostazione non molto differente rispetto ad un normale articolo di giornale. La struttura maggiormente utilizzata  nel corpo del testo è la piramide rovesciata. Questa tecnica, infatti, prevede che la notizia oggetto del comunicato stampa venga indicata per prima. Dunque, si parte dalla notizia principale per poi snocciolare, nel corso del comunicato, ulteriori dettagli.

Ovviamente, il punto di partenza è sempre il titolo. Nella headline dovrai essere convincente, nel senso che dovrai far comprendere di cosa tratterà il tuo comunicato ma, nel contempo, fornire spunti che possano incuriosire il lettore. Inoltre, non dimenticare i riferimenti territoriali, specie quando si tratta di un evento. Specie per le imprese di minori dimensioni, è bene indicare la città in cui la tua impresa ha la propria sede principale. In generale, il riferimento ad una precisa località va inserito ogni volta che il contesto del comunicato stampa lo richiede.

Puoi strutturare le informazioni principali da inserire nel comunicato rispondendo alle cosiddette Wh questions (What, When, Who, Why, Where). Esse ti aiutano a non tralasciare alcuni punti fondamentali del comunicato. Ricorda, dunque, di menzionare nel comunicato:

• L’emittente (Chi è il soggetto protagonista del comunicato?);
• L’oggetto (Qual è l’argomento del comunicato?)
• La data (Il giorno in cui è avvenuto il fatto oggetto del comunicato o, se si tratta di un evento, il giorno in cui lo stesso si svolgerà);
• Il luogo (qual è, se c’è. la località coinvolta nella notizia?);
• Il motivo (Perché è importante il fatto raccontato nel comunicato?)

Bisogna, inoltre, considerare l’aggiunta di una sesta domanda che non comincia con Wh ma con H. La domanda è How (Come?) e puoi rispondere ad essa nel body copy, fornendo una descrizione più dettagliata dell’argomento affrontato nel comunicato.

Comunicato stampa aziendale: quando utilizzarlo

Perché la tua impresa dovrebbe fare ricorso al comunicato stampa aziendale? Perché, per quanto tu possa utilizzare canali di comunicazione di tua proprietà, in alcuni casi è importante raggiungere un segmento di pubblico più ampio.

Questo risultato può essere raggiunto inviando le notizie ai media, così da ottenere una copertura mediatica molto elevata. Quali tipi di notizie? Beh, se la tua azienda ha rilasciato un nuovo prodotto, è proprio il caso di mettere a conoscenza del fatto i giornali.

Inoltre, sviluppare relazioni a lungo termine con i media è utile anche per la crescita della reputazione aziendale. Basti pensare a tutti quei casi in cui si avverte l’esigenza di rilanciare l’immagine del brand.

I buoni rapporti con i media possono essere fondamentali anche quando c’è da gestire una crisi. Infatti, prima che si diffondano notizie che possano screditare l’azienda, è bene che l’impresa ci metta la faccia e dia la propria versione dei fatti.

Per giunta, una buona ragione per la pubblicazione di un comunicato stampa è la possibilità di ricevere un link da parte di un’agenzia media, specie se l’oggetto della notizia è la pubblicazione di un report o di un e-book, ad esempio. In questi casi, un link proveniente da una fonte attendibile trasferisce, in maniera sostanzialmente automatica, autorevolezza al tuo contenuto.

Non dimenticare, poi, di ricorrere al comunicato stampa quando la tua azienda sta organizzando un importante evento. Specie se si tratta di eventi in cui viene offerta al pubblico la possibilità di iscriversi e partecipare, scrivere un comunicato per i media può suscitare la curiosità, l’attenzione ed interesse di nuove persone.

Se si tratta di un evento di grande rilievo e se ne dai comunicazione alla stampa con un certo anticipo, è probabile che i giornali possano prendere parte all’avvenimento e raccontarlo nei giorni successivi.

Suggerimenti per scrivere un buon comunicato stampa

Il comunicato stampa viene inoltrato a dei giornalisti. Questo significa che il tuo primo target su cui devi lavorare e che devi impressionare positivamente è questo. Devi, dunque, pensare come un giornalista. Considera che ai giornalisti ogni giorno arrivano tantissime notizie da valutare. Non hai molto tempo a disposizione per catturare la sua attenzione.

Pensa come un giornalista

Dunque, il primo consiglio che mi sento di darti è di dire chiaramente al giornalista quale sia lo scopo che vuoi raggiungere attraverso il comunicato. Cerca, inoltre, di scrivere un testo non eccessivamente lungo ed evita riferimenti auto-celebrativi. Per fartela breve, non presentare la tua azienda come leader di mercato, specie se non hai i numeri per dimostrare che le cose stiano realmente così.

Scegli con cure a chi inviare i comunicati

I tuoi comunicati potrebbero non andar bene per tutti i giornali. Ti devi preoccupare di metterti alla ricerca di testate giornalistiche che trattino temi in linea con ciò che fa la tua azienda o, comunque, con l’oggetto del comunicato. E’ un’analisi fondamentale per far sì che la tua comunicazione raggiunga un segmento di pubblico potenzialmente interessato alla tua azienda e a ciò che hai da dire.

Prendi quantomeno in considerazione l’idea di inviare comunicati a:

• Riviste di settore;
• Giornali e testate locali;
• Siti web di notizie generali;
• Blogger

Se è la prima volta che svolgi un’attività simile, il consiglio che posso offrirti è di non puntare subito alle grandi testate, a meno che tu non ritenga di avere i numeri e anche le conoscenze per instaurare un contatto con giornali di elevato spessore in termini di notorietà e di numero di copie vendute.

Meglio, invece, cominciare a creare una lista di contatti fidati a cui potrai sempre ricorrere. Così facendo avrai maggiori chance, in futuro, di ottenere anche pubblicazioni di livello più elevato.

Inserisci una citazione

Inserire una citazione, magari come virgolettato, può essere utile per aiutare i giornalisti ad estrarre, senza troppe difficoltà, il succo del comunicato stampa. E’ un modo per ridurre il loro carico di lavoro e metterli nelle condizioni di dare il giusto spazio alla tua notizia.

Attribuisci una dimensione al tuo comunicato

Dovresti chiederti qual è la dimensione del tuo comunicato e in quale contesto si colloca. Cercherò di essere più chiaro attraverso degli esempi. Se il comunicato ha una distribuzione limitata ad uno specifico territorio, qual è il suo impatto sulla comunità locale?

Se, invece, affronti un determinato problema, la tua news mette in luce un eventuale passo in avanti verso la risoluzione o un miglioramento dello stesso?

Ovviamente, questi sono solo degli esempi per farti capire l’importanza di focalizzare il tuo comunicato, in maniera tale da suscitare interesse da parte dei lettori.

Indica le informazioni di contatto

Fai in modo che le persone che leggono il tuo comunicato sappiano come contattare la tua azienda. E’ buona norma inserire un indirizzo email oppure un numero di telefono, indicando anche eventuali orari in cui la tua azienda è disponibile. Potrebbe essere opportuno inserire anche un indirizzo postale.

Come concludere il comunicato stampa: il boiler plate

Alla fine di un comunicato stampa aziendale, molte imprese preferiscono inserire il boiler plate. Si tratta di una scheda tecnica in cui viene brevemente descritta l’azienda. Nel boiler plate dovrai indicare:

• Nome dell’azienda;
• Mission/vision;
• Data di fondazione;
• Struttura e dimensioni dell’azienda;
• Breve frase sulle attività che l’impresa sta portando avanti per realizzare quanto descritto nella mission

Quando inviare il comunicato stampa

Ci sono dei giorni e delle ore precise della settimana in cui è più opportuno inviare un comunicato stampa? La risposta e sì, anche se non esistono regole scritte che disciplinano questa attività. Il discorso è che devi sapere in quali giorni ed ore avrai maggiori possibilità di ottenere l’attenzione dei giornalisti.

E’ preferibile inoltrare i comunicati stampa nei primi giorni della settimana, preferibilmente tra lunedì e martedì. Il momento migliore è la mattina, ancora meglio se in prima mattinata.

Come distribuirlo

Quando un’azienda realizza un nuovo prodotto, l’esigenza prioritaria è di renderlo disponibile presso i canali distributivi. La logica che si cela dietro il comunicato stampa è la stessa. Dopo esserti impegnato nello scrivere un ottimo comunicato, hai bisogno di distribuirlo nel migliore dei modi per assicurarti che venga letto.

Come raggiungere questo obiettivo? Un’idea potrebbe essere quella di optare per le esclusive. Ai giornali piace ricevere notizie esclusive perché il loro scopo è di anticipare la concorrenza, ossia battere sul tempo gli altri giornali ed essere i primi a pubblicare una specifica notizia.

L’importanza della pianificazione editoriale

Per far sì che un giornale abbia sempre la copertura necessaria di articoli e notizia, gli editori ed i giornalisti preferiscono preparare un calendario editoriale con le date delle uscite di ogni notizia. Converrebbe anche alla tua azienda seguire lo stesso modello. Se sei un’azienda abituata a programmare con molto anticipo le attività, potrai stabilire con precisione i periodi in cui preparare e pubblicare i comunicati stampa.

Chiaramente, possono esservi casi in cui l’esigenza di scrivere un comunicato stampa sorge all’improvviso. La programmazione delle attività mediatiche rimane, comunque, fondamentale.

Ricorda, inoltre, che oltre ai comunicati stampa, le aziende possono comunicare con il pubblico anche attraverso il giornalismo d’impresa.

Comunicato stampa: modello ed esempi validi

Vuoi scrivere un comunicato stampa con un modello precompilato? Se si tratta di un comunicato standard, puoi utilizzare il modello che compare nell’immagine. Come vedi, l’impostazione standard del comunicato prevede l’inserimento delle informazioni di contatto in alto a sinistra mentre a destra, nella stessa posizione, va posizionato il logo dell’azienda. C’è, però, molta flessibilità sull’argomento. Dunque, non sorprenderti se ti imbatterai in comunicati stampa impostati in modo differente.

Al centro della pagina c’è la headline, ossia il titolo del comunicato. Puoi scegliere di inserire anche un sottotitolo. Il testo del comunicato stampa dovrebbe cominciare con riferimenti relativi a luogo e data. Questo spazio andrebbe occupato inserendo le informazioni principali relative al comunicato (Who? What? Why? Where? When?).

Scarica il modello comunicato stampa in formato Word.

Per farsi un’idea migliore di come si debba scrivere un comunicato stampa ecco degli esempi concreti di aziende che utilizzano questo strumento.

Quello che hai appena visto è un esempio di comunicato stampa aziendale senza titolo. Prima del paragrafo iniziale, Uniplus ha inserito la data del comunicato e la località. Si tratta, per giunta, di una notizia importante, focalizzata sulla nascita di un nuovo brand. Ed è proprio questo il contenuto del primo paragrafo. Nei paragrafi successivi, seguendo il modello della piramide rovesciata, emergono ulteriori dettagli sulla notizia.

Non mancano, inoltre, due citazioni da parte di altrettanti membri dell’azienda. La parte finale è dedicata al boiler plate in quanto vi sono informazioni relative all’azienda proprietaria del nuovo brand. Prima della chiusura del comunicato, vi è un invito all’azione che, nello specifico, consiste nella visita al sito web o ai canali social dell’azienda. Infine, ci sono le informazioni di contatto, con l’indicazione di un referente, un numero di telefono e un indirizzo email.

La scelta di inserire come titolo “Press release” che significa proprio “comunicato stampa” è, forse, l’unico punto su cui si può discutere. Infatti, una headline avrebbe sicuramente aiutato i lettori a comprendere sin da subito quale fosse l’oggetto della notizia.

Il mio suggerimento è di inserire sempre un titolo, specie quando il comunicato viene inserito sul sito web. Il titolo è, infatti, un elemento importante ai fini del posizionamento e, dunque, articoli in cui è presente la headline hanno molte più opportunità di essere raggiunti e visitati tramite accessi da motore di ricerca.

Leggi anche: come si scrive un pubbliredazionale.

Hai bisogno di un professionista che si occupi di comunicati stampa? Compila il modulo sottostante. Ti risponderò il prima possibile.

Carmine Roca

Sono un Copywriter Freelance e Consulente SEO. Aiuto le aziende a raggiungere i loro target attraverso testi di qualità, sia sui canali digitali che tradizionali, ma soprattutto sui motori di ricerca.