come scrivere una lettera commerciale

Come scrivere una lettera commerciale

La lettera commerciale (lettera di vendita o sales letter) è una comunicazione personale rivolta ad un interlocutore ben preciso e che può essere utilizzata per finalità di marketing diretto, ma non solo. Ad esempio, è buona norma scrivere una lettera commerciale all’interno di una mail. Il tasso di risposta delle mail che includono lettere commerciali è molto alto. Ecco come scrivere una lettera commerciale che possa essere convincente per il tuo lettore.

Suggerimenti per scrivere una lettera commerciale efficace

Impostare e scrivere una lettera commerciale può essere difficile, specie per chi si trova a farlo per la prima volta. Con questi piccoli suggerimenti, però, riuscirai ad approcciare con meno ansia e maggiori sicurezze al tuo documento.

Parti dagli obiettivi

Se sei un copywriter di sales letter, ti verrà sicuramente indicato anche l’obiettivo da raggiungere con la tua lettera commerciale. Chiaramente, l’obiettivo cambia a seconda del tipo di prodotto o servizio che devi promuovere. Se dovrai parlare di un corso di formazione magari l’obiettivo potrebbe essere quello di aumentare le iscrizioni del 30% rispetto all’edizione precedente.

Focalizzati sui vantaggi

Perché un consumatore che ogni giorno è bombardato da decine, a volte anche centinaia, di mail dovrebbe prestare attenzione alla tua lettera commerciale? La risposta sta nel valore di ciò che hai da offrirgli. Il punto è mostrare sin da subito questo valore. Devi convincere il lettore puntando sugli elementi vantaggiosi della tua offerta.

Attenzione, questo non significa che il copywriting della sales letter dovrà focalizzarsi solo ed esclusivamente sulle caratteristiche del prodotto o servizio. Meglio concentrarti sui desideri, sullo status socio-economico o sui miglioramenti  che ci saranno nella sua vita se deciderà di dare seguito al tuo messaggio.

Dunque, cerca di parlare il meno possibile di quanto è brava e forte l’azienda e concentrati su ciò che il tuo target vuole e sui suoi bisogni.

Determina il profilo del destinatario

A chi è rivolta la tua lettera commerciale? Quanti anni ha, all’incirca, il tuo lettore? È un uomo o una donna? Qual è il suo titolo di studio? Dispone delle conoscenze necessarie per comprendere ciò che stai per dirgli?

Rispondere a queste domande è fondamentale perché ti permetterà di immedesimarti nel tuo lettore tipo, di ragionare con la sua testa e di scoprire cosa si aspetta di leggere nella tua lettera commerciale.

Immedesimati nel tuo cliente mentre scrivi. Questo è l’aspetto più importante di una buona lettera commerciale, eppure spesso viene trascurato. Concentrati su quello che il cliente vuole sapere, non su quello che tu vuoi dire. Se ti focalizzi esclusivamente sulla tua attività difficilmente riuscirai a vendere. Ricorda, la preoccupazione principale del tuo cliente è soddisfare i suoi bisogni e desideri, certamente non incrementare il tuo conto corrente.

Scegli la Call to Action

La call to action è l’azione che vuoi il tuo lettore compia. Non confonderla con l’obiettivo. Tornando all’esempio di prima, se la tua lettera commerciale ha l’obiettivo di portare all’aumento del 30% delle iscrizioni ad un corso di formazione, la call to action potrebbe essere l’accesso alla landing page o ad un’altra pagina del sito in cui compilare un modulo.

Chiedi ai tuoi lettori di agire. I potenziali clienti non sapranno cosa vuoi a meno che tu non dica loro cosa fare. Se vuoi che ti chiamino, dillo nella lettera e fornisci il tuo numero di telefono. Se vuoi che visitino la tua struttura, fornisci loro indicazioni chiare su dove si trova la tua sede e sugli orari di apertura.

È altresì importante esortare i tuoi lettori ad agire con urgenza. Più tempo impiegano a rispondere, meno è probabile che la tua lettera commerciale riesca a convertire. Se stai lanciando una promozione, stabilisci una data di scadenza della stessa. Se hai solo poche unità disponibili, assicurati di indicarlo chiaramente all’interno della lettera. Ciò porterà le persone realmente interessate a non perdere troppo tempo e ad agire quanto prima.

Occhio allo stile e al tono di voce

Cerca di non scrivere lettere molto lunghe. Annoiano e finiscono per essere lette solo in parte. Il tono va scelto a seconda del tipo di destinatario a cui ti rivolgi. Utilizza il “tu” solo se ritieni di poterlo fare ma, in casi del genere, il ricorso a “lei” si fa preferire perché è probabile che, in questa fase, tu non abbia ancora la confidenza necessaria con l’interlocutore.

Che dire, infine, della grafica? Beh, tu sei un copywriter e, forse, penserai che questo argomento non sia di tuo interesse. Se lavori a contatto con un art director o, comunque, con altre persone che si occupano di grafica, cerca di trasferire l’idea che la lettera va impaginata in modo semplice, senza troppi tecnicismi. Spetta, invece, a te cercare di formattare il testo in maniera adeguata, creando la giusta spaziatura tra i paragrafi e, laddove possibile, inserendo elenchi puntati e grassetti che rendono più agevole il lavoro di lettura.

Impostazione lettera commerciale: la struttura

Quando ci imbattiamo in una lettera commerciale difficilmente la leggiamo attraverso un ordine preciso e lineare. Siamo portati, per natura, a dare un primo sguardo ad alcuni elementi che balzano subito all’occhio. Il primo di questi è, senza dubbio, l’oggetto che rappresenta il primo punto su cui lavorare per dare una corretta impostazione alla tua lettera commerciale. Ci sono, però, anche altri elementi che contribuiscono a creare una buona struttura per la tua lettera. Scopriamo insieme quali sono.

L’oggetto

Qui ti giochi davvero tutto. Se fallisci nell’oggetto della comunicazione rischi che il tuo messaggio venga visualizzato soltanto in anteprima e non venga nemmeno aperto. Devi riuscire a condensare in pochi titoli il vantaggio che hai da offrire al cliente. Devi fornire motivazioni valide per convincere l’utente a leggere la tua lettera. Un po’ come quando sei impegnato a scrivere la headline per gli annunci stampa.

Il post-scriptum

In genere, la lettera commerciale prevede la presenza del post-scriptum laddove nelle pagine pubblicitarie troviamo il payoff. L’occhio umano, probabilmente in virtù del fattore esperienza, è portato a leggere questo elemento perché sa che lì troverà una sintesi di quanto contenuto nei paragrafi e nel corpo della lettera. Dunque, devi prestare molta attenzione anche al post scriptum.

Paragrafo iniziale

Se sei stato convincente con l’oggetto ed il post scriptum hai fatto già metà del tuo compito. Arrivato a questo punto hai la consapevolezza che c’è un interesse da parte del lettore. Anche qui ti conviene puntare sui vantaggi che hai da proporre ma non è ancora il momento di scendere troppo nei particolari.

Il corpo della lettera

Il corpo della lettera può essere paragonato al body-copy degli annunci pubblicitari. Qui dovrai fornire maggiori dettagli sulla tua offerta e, dunque, sarai chiamato a confermare quei vantaggi che, in precedenza, avevi solo accennato.

Paragrafo finale

Qui dovrai parlare dei vantaggi da un altro punto di vista, ossia dovrai far capire al cliente che se non approfitta di questa occasione potrebbero non esservene altre. Chiaramente, devi trovare il modo giusto di far percepire questo senso di urgenza e di far comprendere che ciò che proponi è un’opportunità da cogliere subito.

Chiusura: i recapiti

Nella fase di chiusura della lettera commerciale devi indicare, possibilmente in modo diretto, i canali attraverso cui i clienti potranno contattarti. Il consiglio è di offrire diverse alternative, in maniera tale da mettere il cliente a proprio agio nella scelta del mezzo da utilizzare per entrare in contatto con l’azienda.

Lettera commerciale: esempio

Poniamo il caso che un’azienda attiva nella vendita di articoli di bigiotteria ti commissioni la preparazione di una lettera di commerciale da inviare ad un target di utenti (donne) che conosce l’impresa in questione ma non ha mai portato a termine l’acquisto di un gioiello. Ecco come potresti impostare il testo della lettera.

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Cordiali Saluti

 

Quello che hai appena letto è un semplice esempio di una lettera commerciale. Chiaramente, in questo caso, ho impostato la lettera nel settore B2C, dunque dall’azienda venditrice al cliente finale. Nel caso in cui la stessa lettera fosse stata destinata ad un fornitore o ad un potenziale partner (magari per proporre loro un progetto di ingredient branding), sia i contenuti che lo stile sarebbero stati differenti.

Al di là di questi aspetti meramente tecnici, ciò che mi preme sottolineare è l’importanza di riuscire ad utilizzare le giuste leve per creare interesse nel destinatario. La lettera è molto semplice, riporta i vantaggi sia della promozione che quelli legati all’utilizzo del prodotto, con un invito all’azione chiaro, un ricorso alle testimonianze di altri consumatori e un senso di urgenza che non guasta mai quando si tratta di vendere qualcosa.

Modello Word di lettera commerciale

Hai bisogno di un modello di riferimento da utilizzare ogni volta che devi scrivere una lettera commerciale? Ne ho preparato uno appositamente per te. Potrai scaricare il fac simile gratuitamente in formato Word, così da poterlo facilmente modificare a seconda delle tue esigenze.

Dal punto di vista grafico non ho inserito alcuna impostazione particolare. Ti consiglio di personalizzare la lettera con la carta intestata della società che rappresenti o, quantomeno, con il logo aziendale. Si tratta di piccoli dettagli che contribuiscono a rendere più autentico ed attendibile il messaggio agli occhi del destinatario.

Una volta perfezionati e limati tutti i dettagli, starà a te scegliere il formato adatto per la tua lettera commerciale, in base anche ai canali che utilizzerai per inviarla. Ti consiglio, in ogni caso, di convertirla ed archiviarla sia in formato Word che in formato PDF. Il formato Word ti servirà come template di partenza quando dovrai preparare una nuova lettera. Il formato PDF è quello più professionale e che più facilmente si adatta sia alla stampa cartacea che ad un invio tramite altri canali.

Template in Word Lettera Commerciale

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