come pianificare testo efficace

Obiettivi, destinatari, mezzo e tono di voce: come si pianifica un testo efficace

La scrittura ha una caratteristica particolare: vive nello spazio delle righe di un quaderno, di un file Word, di un editor di testo. Chi scrive ha a disposizione più tempo rispetto a chi deve pronunciare un discorso orale. Un’opportunità ma anche un rischio, quello di non riuscire a trasferire il messaggio ad uno o più destinatari che, nel momento in cui scrivi o in quello in cui leggeranno quel testo, non saranno presumibilmente presenti fisicamente insieme a te.

Ok, fatta questa dovuta premessa, concentriamoci su come scrivere un testo e pianificarlo talmente bene in modo che possa funzionare bene in qualunque contesto. Attenzione, quando parlo di testi che funzionino non mi riferisco solamente all’ambito professionale. Ognuno di noi, ogni giorno, ha a che fare con del testo scritto.

Chi non ha un lavoro ma lo sta cercando magari invierà quotidianamente diversi Curricula. Chi utilizza i social media o la nota applicazione di messaggistica WhatsApp dovrà, senz’altro, fare i conti con la necessità di scrivere qualcosa nel proprio post su Facebook o al proprio amico.

Di conseguenza, il metodo di cui ti parlerò può essere utilizzato per qualunque comunicazione scritta. Chiaramente, più il contesto diventa formale e di un livello socio-culturale elevato, più attenzione dovrai porre anche ai minimi dettagli del tuo testo.

Perché è così importante pianificare un testo

L’uomo è un’animale sociale ma, rispetto agli animali, ha (o dovrebbe avere) una maggiore capacità di autoprogrammarsi. Quante volte ti è stato detto di contare fino a 10 prima di dire o fare qualcosa? Quel messaggio serve a comunicare che agire d’istinto, spesso, può causare danni anche gravi, indipendentemente dal contesto.

Ebbene, tutto ciò vale ancora di più per la scrittura. Anzi, probabilmente contare fino a 10 non ti basterà. Prima di poggiare le dita sulla tastiera o sul touch rifletti bene sul testo che stai per scrivere. In particolare, concentrati su alcuni punti:

  • Chi è il destinatario del tuo testo?
  • Quale risultato vuoi raggiungere?
  • Con quale mezzo (email, chat, posta tradizionale etc.)?

Rispondendo a queste domande ti dovrebbe essere più chiaro in che modo approcciare al tuo testo.

Il destinatario

A chi stai per rivolgerti? Ad una persona singola, a più persone indistinte o ad un gruppo di persone che hanno una caratteristica in comune? A quale livello socio-culturale appartengono? Quali pensi siano le informazioni in suo/loro possesso in merito all’oggetto del tuo testo? Rispondere a queste domande è importante perché ti permette di calibrare lo stile e il cosiddetto tono di voce che utilizzerai nel testo.

Del resto, per quanto possa essere persuasivo, accattivante ed interessante il tuo messaggio, nel caso in cui ti sia rivolto al destinatario sbagliato avrai davvero pochissime chance di riuscire ad ottenere l’effetto che desideri.

Anche in questo caso potresti provare a mettere per iscritto degli appunti in cui racchiudi tutte le informazioni in possesso sul destinatario a cui stai per rivolgerti. Le informazioni possono essere le più varie: da quelle anagrafiche a quelle di matrice economica, culturale o sociale. L’importante è che ti permettano di restringere il campo e di avere un’idea migliore del soggetto/soggetti a cui scriverai il tuo messaggio.

L’obiettivo

Ogni comunicazione ha un obiettivo. La finalità, spesso, può limitarsi anche al trasferimento di una informazione. Nell’ambito professionale, però, potresti ritrovarti a dover scrivere testi per convincere i lettori a compiere una determinata azione. Nell’era della comunicazione digitale si sente, spesso, parlare di Call to Action, “chiamata all’azione”. Ecco, avere bene in mente quale sarà la chiamata all’azione che vorrai far compiere ai destinatari del tuo testo è un passaggio estremamente delicato.

Fissa bene l’obiettivo del tuo testo. Fai in modo che sia realistico e che tu abbia le possibilità per raggiungerlo. Magari, potrebbe esserti utile appuntare da qualche parte quale obiettivo persegui. Scripta manent, dicevano i latini.

Il mezzo

scrivere mail

Beh, questo passaggio può sembrare di secondaria importanza ma non lo è. Conoscere le peculiarità e le caratteristiche del mezzo che utilizzerai per la tua comunicazione è di estrema importanza. Se come mezzo di comunicazione del tuo messaggio dovrai fare uso di una e-mail allora devi sapere quali sono le caratteristiche di questo tipo di canale.

Se devi scrivere un testo all’interno della Live Chat di un sito web devi essere a conoscenza del fatto che l’interazione con l’interlocutore sarà veloce. In questo caso, probabilmente, non ti conviene scrivere un unico e lungo messaggio (come potresti fare con una mail marketing) perché ti aspetti che dall’altra parte vi sia un soggetto in grado di rispondere al tuo messaggio a stretto giro di posta.

Il sociologo Mcluhan alcuni anni fa postulava: “Il medium è il messaggio”. Forse, prendere per assolutistica questa frase è esagerato. Il messaggio non dipende solo ed esclusivamente dalle caratteristiche del medium. Ma tali caratteristiche giocano, comunque, un ruolo importante ai fini della strutturazione di un testo, qualunque sia la finalità.

Il tono di voce

II tono di voce si colloca su un lato per certi versi più emotivo che razionale. Ti spiego subito il motivo. Si possono usare diversi toni di voce con significato sostanzialmente identico. Ti mostro qualche esempio.

“Gentile collega, Ti invito a rispettare gli orari di lavoro altrimenti ci saranno conseguenze disciplinari”.

Da questo testo possiamo ricavare, implicitamente, alcune informazioni:

  • Un collega scrive ad un altro collega usando il “Tu” (rapporto a basso livello di formalità);
  • Dal testo si recepisce un certo nervosismo per un comportamento negativo, probabilmente reiterato nel corso del tempo;
  • Lo stile è molto diretto

“Gentile collega, nel rispetto del codice etico aziendale e per salvaguardare l’integrità del rapporto tra colleghi, la invito a rispettare gli orari di lavoro concordati. In caso di inosservanza, l’Alta Direzione procederà ad applicare sanzioni disciplinari”.

Il significato di questo testo è identico a quello precedente. Quali informazioni possiamo trarne?

  • Un collega scrive ad un altro collega utilizzando il “Lei” (rapporto ad alto livello di formalità);
  • Dal testo si evince un tono severo ma di apertura e disponibilità;
  • Lo stile è meno diretto e più formale

Trasmettere il tono di voce corretto è un processo molto delicato. Se commetti errori in questa fase rischi che il tuo messaggio venga frainteso. Stai utilizzando un mezzo di comunicazione, la scrittura, che non ti permette di fare affidamento su elementi prosodici (gesti dei parlanti, intonazione) tipici di una comunicazione faccia a faccia.

Lo stile

Che dire, invece, dello stile? Beh, questa è una caratteristica che, contrariamente al tono, riguarda più da vicino il contenuto del testo.

Un testo che serve a comunicare il lancio di una nuova linea di prodotto tenderà ad avere uno stile informativo. Una landing page presumibilmente avrà uno stile maggiormente persuasivo. Lo stile, come potrai immaginare, ha un legame molto forte con l’obiettivo che vuoi raggiungere attraverso il tuo testo.

Questo è il punto di partenza necessario per approcciare a qualunque testo, prima di cominciare a scrivere. Un invito, dunque, a riflettere bene e a non farsi prendere dall’ansia o dalla fretta di scrivere. Anche quando il tempo a disposizione magari non è molto è sempre meglio fermarsi un momento  a pensare e porsi le domande che ho evidenziato poc’anzi.

 

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