House organ aziendale: definizione, caratteristiche ed esempi

L’house organ aziendale è uno degli strumenti che un’azienda ha a disposizione per migliorare la qualità della comunicazione interna. Attraverso l’house organ interno, infatti, un’impresa può essere più vicina ai propri dipendenti. La vita professionale è fatta di tanti impegni quotidiani che, spesso, non ci permettono di venire a conoscenza delle attività e dei progetti dell’azienda per cui lavoriamo.

Ma come si realizza un magazine aziendale? Quali figure professionali vi lavorano? Quali sono i contenuti da inserire all’interno? A tutte queste domande cercherò di rispondere nell’articolo dedicato alla rivista aziendale.

Definizione di house organ aziendale

L’house organ aziendale è un periodico pubblicato da un’azienda e che ha per oggetto notizie relative all’impresa stessa. Nasce con l’obiettivo di informare le risorse aziendali circa le novità e le iniziative che l’organizzazione sta portando avanti.

Perché è importante

Il giornalino è un mezzo potente per il rafforzamento della coesione aziendale. Pensiamo alle grandi aziende che vantano migliaia di dipendenti e che sono presenti anche in più Paesi. È pressoché impossibile che tutti gli impiegati si conoscano tra di loro o che ognuno di loro sia a conoscenza di tutte le attività, i risultati ed i progetti dell’azienda. Sebbene oggi vi siano tantissimi strumenti di comunicazione che permettono di abbattere le distanze, difficilmente un’azienda può riuscire a comunicare contemporaneamente con l’intero team.

C’è chi ritiene che con l’avvento dei social media non sia più necessario creare un magazine aziendale. L’idea comune è che le principali notizie sull’azienda vengano pubblicate attraverso i canali ufficiali: pagine social, sito web dell’organizzazione, e-mail aziendale. Il sovraccarico informativo, però, è un problema con cui ognuno di noi deve fare i conti ogni giorno.

Siamo continuamente tempestati di email e notifiche e non abbiamo il tempo di seguire tutto, anche se vorremmo. Inevitabilmente, si finisce per saltare qualche passaggio, perdere qualche comunicazione magari importante. Con l’house organ possiamo mettere un po’ d’ordine, inserendo all’interno del documento tutto ciò che riteniamo possa avere un valore per il lettore che, come anticipato, coincide presumibilmente con le risorse umane interne.

Chi lavora alla rivista aziendale

La rivista aziendale richiede il contributo di diverse figure: su tutti il content writer ed il grafico. Il primo è colui che materialmente si occuperà di scrivere i contenuti che saranno inseriti all’interno del magazine. Il secondo si farà carico dell’impaginazione dei testi. L’ideale è che, come una vera coppia creativa, content writer e grafico lavorino in simbiosi così da garantire un risultato finale coerente e soddisfacente ma soprattutto in linea con le richieste e le esigenze dell’organizzazione.

Come creare il magazine aziendale

Per realizzare il magazine aziendale è necessario trovare le giuste risposte ad alcune domande:

• A chi si rivolge la rivista dell’azienda?;
• Quali sono gli obiettivi da raggiungere?;
• Quali i contenuti da sviluppare?;
• Ogni quanto verrà pubblicato il magazine?
• Come verrà distribuito?;
• Come si effettuerà il monitoraggio degli obiettivi?

Destinatari

Questa è la scelta primaria ogni volta che si realizza una qualche forma di comunicazione verso il pubblico. Chi sono le persone a cui ci rivolgiamo? Poc’anzi, abbiamo detto che solitamente l’house organ aziendale si rivolge ai dipendenti. Non è detto, però, che per tutte le aziende debba essere così. O meglio, magari oltre che per gli impiegati, i contenuti potrebbero risultare interessanti anche per un target differente (investitori, partner ecc.).

Quindi, è bene definire con estrema precisione il target altrimenti tutti coloro che dovranno occuparsi del progetto faranno fatica a portarlo avanti con coerenza.

Quali contenuti inserire

I contenuti da inserire nel magazine dipendono principalmente dal target di riferimento. In linea generale, è buona consuetudine inserire nell’house organ aziendale i comunicati stampa. Si tratta, infatti, dello strumento più utilizzato per dare informazioni a tutti gli stakeholders di un’impresa.

Interessante è anche la realizzazione di format e rubriche ad hoc per il target. Se, ad esempio, il giornalino è dedicato ai dipendenti, può essere una buona idea realizzare delle interviste al personale. In questo modo, l’impresa potrà dare voce a quegli impiegati che, per il ruolo che svolgono, non hanno mai la possibilità di comparire in primo piano.

All’interno della rivista è possibile dare spazio anche a delle news che magari non riguardano direttamente l’azienda stessa ma il settore in cui opera. Notizie di questo tipo possono sicuramente attirare l’interesse dell’utente che avrà, così, modo di farsi un’idea più ampia e precisa anche del posizionamento raggiunto dall’impresa nel mercato di riferimento.

In ogni caso, consiglio sempre di stabilire sin dall’inizio un format, comprensivo delle sezioni che faranno parte del magazine e degli argomenti da affrontare. Chiaramente, nel corso del tempo e a second anche della frequenza di pubblicazione scelta, il format potrà cambiare, sia nella grafica che nei contenuti.

Frequenza di pubblicazione

Ogni quanto verrà pubblicato l’house organ? Sin dal momento in cui l’azienda decide di realizzare il magazine, è necessario decidere la frequenza di uscita della rivista. Molto dipende dalle esigenze dell’organizzazione ma questo aspetto è legato anche alla distribuzione, di cui parleremo tra poco.

Non c’è una frequenza di pubblicazione perfetta. Il magazine potrebbe essere pubblicato una volta al mese ma anche tre o quattro volte all’anno. Assume rilevanza anche la scelta del periodo o del giorno in cui uscirà il giornalino. Ad esempio, se la frequenza di pubblicazione è mensile bisognerà stabilire il periodo o addirittura il giorno esatto di uscita (nei primi giorni del mese, nella parte centrale o negli ultimi giorni).

Tutti questi aspetti sono importanti soprattutto per i lettori. Un dipendente che sa che il magazine dell’azienda per cui lavora viene pubblicato il giorno 3 di ogni mese è inevitabilmente più predisposto a ritagliarsi del tempo per scaricare e leggere il giornale rispetto al caso in cui la frequenza di pubblicazione non sia stabilita in modo chiaro e preciso.

Quale programma utilizzare per l’impaginazione del magazine

Adobe Indesign è il miglior software di impaginazione per documenti come riviste, company profile e anche magazine. Chiaramente, richiede conoscenze e competenze avanzate sotto il profilo grafico. Altri programmi che puoi utilizzare per il layout del giornalino aziendale sono:

• Overleaf;
• Joomag;
• Pagination

Chiaramente, se puoi avvalerti del supporto di un graphic designer lascia a lui la scelta del software da utilizzare.

Come distribuire il giornalino aziendale

Quando il digital era ancora agli albori, le aziende distribuivano i magazine fisicamente, con un dispendio di risorse economiche spesso anche molto impegnativo. Oggi, le tecnologie digitali permettono un grosso risparmio da questo punto di vista, evitando un inutile spreco di carta.

Non mancano, comunque, i casi di doppia distribuzione, sia cartacea che digitale. Oggi, però, è assolutamente consigliata la versione digitale. Del resto, un magazine creato dall’azienda e per l’azienda verrà presumibilmente distribuito gratis. Mancando un ritorno economico diretto da questa iniziativa, conviene mettere da parte la stampa cartacea, nonostante il suo  indiscutibile fascino.

Se, invece, ritieni di voler stampare il magazine ma non hai alcuna esperienza nel settore, sappi che esistono sul web molte aziende che offrono sia il servizio di stampa che di distribuzione del periodico (Asendia.it per citarne uno).

Come verificare i risultati ottenuti dal magazine

La distribuzione digitale del magazine aiuterebbe davvero tanto a monitorare i risultati raggiunti attraverso questa iniziativa. Ad esempio, se l’azienda decide di inviare la rivista sull’e-mail aziendale, ci sono diversi modi per tenere traccia del comportamento degli utenti, specie se si utilizzano software per l’e-mail marketing, come ad esempio MailUp o Mailchimp. Questi programmi permettono di conoscere il tasso di apertura della mail e, nel caso in cui sia previsto il download del magazine, anche il numero esatto di persone che lo hanno scaricato.

Un’opportunità interessante potrebbe giungere anche dai focus group. In tal senso, periodicamente si potrebbero organizzare interviste o sondaggi rivolti ai destinatari del giornalino dell’azienda per conoscere la loro opinione in merito (lo hanno letto? Lo ritengono utile? Cosa migliorerebbero?).

Monitorare il gap tra obiettivi dichiarati e risultati raggiunti è un’azione indispensabile nel marketing in quanto aiuta a migliorare le performance, intervenendo sugli aspetti che non hanno funzionato al massimo ed adeguandoli alle condotte e alle esigenze del pubblico di riferimento.

Esempi di house organ aziendale

Mi è capitato, spesso, di scrivere i testi di un magazine aziendale. Ultimamente, mi sono occupato della rivista di PrestitoSì Finance S.p.A, società di intermediazione creditizia con la quale collaboro da diversi anni. Insieme all’area grafica abbiamo realizzato il primo numero del 2020, riferito al quadrimestre gennaio-aprile.

Puoi trovare qui questo lavoro. Poiché il magazine di PrestitoSì si rivolge sia ai dipendenti che alla Rete nazionale di consulenti del credito che collaborano con l’azienda, abbiamo pensato di racchiudere all’interno del giornale aziendale i comunicati stampa e le principali news che hanno caratterizzato i primi mesi dell’anno.

In apertura abbiamo inserito un articolo relativo alle iniziative che l’azienda ha messo in campo per i propri consulenti e dipendenti in seguito alla diffusione dell’epidemia Covid-19. Una frequenza di pubblicazione del genere (tre volte all’anno) permette di organizzare con maggiore tranquillità i contenuti testuali e visivi da integrare nel magazine. Allo stesso tempo, però, è probabile che vi siano news da tagliare altrimenti si rischia di creare un documento eccessivamente corposo e che potrebbe quasi spaventare il lettore.

Carmine Roca

Sono un Copywriter Freelance e Consulente SEO. Aiuto le aziende a raggiungere i loro target attraverso testi di qualità, sia sui canali digitali che tradizionali, ma soprattutto sui motori di ricerca.