Cosa sono e a cosa servono le Media Relation

Per un’azienda la comunicazione interna è importante perché permette di costruire relazioni fiduciarie con i dipendenti ed i membri del Team. Altrettanto rilevante è il mix di attività legate alla comunicazione esterna le quali possono rivolgersi a diversi destinatari.

Tra le relazioni esterne che un’impresa intrattiene per migliorare la propria reputazione è necessario citare quelle con i mezzi di comunicazioni. Sto parlando delle media relation.

A cosa servono le relazioni con i media

Le media relation nascono con l’obiettivo di creare rapporti con organizzazioni che, per la loro natura, trattano informazioni e le veicolano presso il pubblico. Beh, con l’avvento di Internet e la riduzione delle distanze tra impresa e stakeholders, si potrebbe pensare che i rapporti con i media non siano, poi, così importanti.

In realtà, le cose non stanno proprio così. I media rappresentano ancora oggi una fonte privilegiata di accesso alle informazioni. Il modo in cui emittenti televisive, digitali o testate giornalistiche fabbricano e diffondono le notizie può influenzare notevolmente l’opinione finale del pubblico.

Una relazione storicamente difficile

I rapporti tra imprese e media, dal punto di vista storico, non sempre sono stati facili. Gli imprenditori, infatti, si sono spesso mostrati riluttanti nei confronti dei media. Il motivo era legato ad una scarsa fiducia nei loro confronti. Si riteneva che i mezzi di comunicazione potessero incidere in modo negativo sulle opinioni e le idee del pubblico.

Oggigiorno, la situazione è notevolmente migliorata. Col trascorrere del tempo, le aziende hanno compreso che creare buoni rapporti con i media aiuta a raggiungere prima e meglio il destinatario della comunicazione.

In un’era in cui il rischio di perdita della buona reputazione è molto alto, saper curare e gestire le media relation, attraverso un processo coerente e strategico di diffusione delle informazioni, consente di accrescere il proprio appeal presso il pubblico.

Come creare e gestire le media relation

Per creare relazioni con i media bisogna, in primo luogo, entrare in contatto con gli specialisti dell’informazione. Per un’impresa a forte vocazione territoriale magari potrebbe essere utile intrattenere buone relazioni soprattutto con i media locali.

Invece, per le aziende di più ampie dimensioni il consiglio è di intrattenere relazioni soprattutto di nicchia (ad esempio giornali, programmi o riviste che trattano argomenti coincidenti, in parte o in tutto, con i prodotti/servizi dell’azienda).

Con quali mezzi

Quali mezzi un’azienda ha a disposizione per entrare in contatto con i media? Beh, ce ne sono molti. Mi limito a citarne alcuni che, a mio giudizio, sono sempre attuali e fondamentali per creare relazioni durature con gli organi d’informazione:

• Comunicati stampa;
• Conferenze stampa;
• Interviste

Comunicato stampa

Il comunicato stampa è uno strumento che l’azienda utilizza nel momento in cui ha una notizia da diffondere presso il pubblico. Ad esempio, un’impresa potrebbe scrivere un comunicato stampa in seguito al lancio di un nuovo prodotto, alla sottoscrizione di un importante accordo di co-branding, un cambio nel Consiglio di Amministrazione e così via.

Il comunicato va, poi, inviato ai media con i quali sussistono relazioni professionali. Questi provvederanno, attraverso i loro canali, a diffondere il comunicato, raggiungendo un pubblico potenzialmente molto ampio.

Conferenza stampa

Anche le conferenze stampa rappresentano momenti da sfruttare per rafforzare le media relation. Rispetto al comunicato stampa, le conferenze hanno il vantaggio di creare una maggiore interazione con i giornalisti, in quanto si svolgono dal vivo, con un continuo botta e risposta tra le parti.

Una conferenza stampa, se organizzata con l’obiettivo di affrontare argomenti importanti attraverso un dialogo aperto con i giornalisti, può essere ancora più efficace di un comunicato.

Interviste

Da non sottovalutare nemmeno la potenziale grande efficacia delle interviste. Rispetto alla conferenza stampa, in cui solitamente l’invito è rivolto ad una platea ampia di media, le interviste prevedono un’interazione diretta con un singolo giornalista o emittente.

Attraverso un’intervista è possibile instaurare un canale diretto di dialogo con i media, sempre con l’obiettivo di favorire la diffusione delle informazioni presso il pubblico attraverso un’adeguata copertura mediatica.

Chi cura le media relation

All’interno delle imprese esistono figure specializzate che si occupano dei rapporti con i media. Nelle organizzazioni meglio strutturate, è presente un vero e proprio ufficio stampa, al cui interno lavorano giornalisti ed altri professionisti specializzati sia nella preparazione del materiale da veicolare ai giornali, sia nella cura professionale dei rapporti con i media.

Va detto che non tutte le aziende scelgono di dotarsi internamente di un’area appositamente dedicata ai rapporti con i media. Soprattutto quelle di minori dimensioni, infatti, spesso preferiscono affidare quest’attività ad agenzie esterne specializzate proprio in questo ambito.

Cosa fa l’ufficio stampa

L’ufficio stampa, agendo nell’interesse dell’impresa, ha il compito di raccogliere ed inviare agli organi di stampa le informazioni che l’azienda desidera trasmettere al pubblico. In tale ottica, un buon ufficio stampa è chiamato innanzitutto ad individuare quali sono le migliori testate a cui girare le notizie. In più, qualunque comunicazione da inviare ai media va pianificata con attenzione, a seconda delle esigenze dell’azienda ma anche di quelle dei giornali che dovranno diffondere le news.

Quanto costano le media relation

Creare relazioni durature con i media non è semplice ma, quasi sempre, non è esente da costi. Indipendentemente dalla scelta di creare o meno un ufficio stampa interno, l’azienda deve comunque investire su risorse in grado di preparare e diffondere le notizie da inviare ai media.

A ciò vanno aggiunti anche i costi di pubblicazione del materiale informativo. Tra azienda e media, spesso, vengono sottoscritti appositi contratti, di durata mensile o anche annuale, con clausole che limitano o ampliano le opportunità di invio e pubblicazione di notizie. 

Anche nel caso in cui l’azienda sia interessata ad ottenere pubblicazioni una-tantum è necessario, comunque, siglare specifici accordi. Fa parte del gioco. Del resto, anche i media sono delle aziende ed hanno la necessità di ottimizzare le performance in termini di costi/ricavi.

In generale, dunque, le media relation rappresentano un investimento che, in ogni caso, finisce per incidere sui costi e sul bilancio delle organizzazioni stesse. Il vantaggio che si ricava, soprattutto in termini di copertura mediatica e di crescita della brand reputation, può senz’altro riuscire a compensare tali costi e a rendere produttivo l’investimento.