Come scrivere una comunicazione interna aziendale

La comunicazione interna aziendale svolge un ruolo prioritario all’interno delle aziende, troppo spesso sottovalutato. Capita non di rado che le imprese si concentrino su come adattare una grande strategia di comunicazione esterna ma si dimentichino di fare lo stesso con i flussi di comunicazione interna e con l’employer branding.

Cos’è la comunicazione interna aziendale: definizione

“La comunicazione interna aziendale è l’attività di comunicazione il cui fine è quello di informare le risorse interne di un’organizzazione su tutto ciò che l’azienda è o fa“.

A cosa serve

Se guardiamo agli scopi della comunicazione interna, questi potrebbero essere diversi. Proviamo ad individuarne alcuni:

• Favorire la costruzione di relazione positiva tra coloro che fanno parte dell’organizzazione;
• Creare un clima di fiducia all’interno dell’impresa;
• Coinvolgere i dipendenti, favorendo il loro impegno e la loro dedizione;
• Favorire la condivisione delle informazioni

Quando la comunicazione interna funziona, dunque, è più probabile che i dipendenti mostrino spirito di cooperazione e collaborazione e siano sinceramente disposti a condividere i valori e la filosofia dell’azienda.

Spesso, si trascura un elemento molto importante e altrettanto delicato. I dipendenti sono coloro che proiettano all’esterno l’immagine dell’azienda per cui operano. La reputazione finale dell’azienda dipende anche da ciò che di essa pensano coloro che vi lavorano ogni giorno.

Se sei insoddisfatto dell’azienda per cui lavori è probabile che, nei tuoi scambi comunicativi con amici o familiari, tu possa esprimere il tuo disappunto su quegli aspetti che ti causano malessere. Al contrario, se ti ritieni felice del tuo ruolo all’interno dell’azienda è molto più facile che tu possa veicolare sentimenti positivi all’esterno.

Strumenti di comunicazione interna aziendale

Quali possono essere gli strumenti di comunicazione interna aziendale che potrebbero entrare a far parte del piano di comunicazione interna? Beh, possono essere tanti e alcuni di questi possono essere utilizzati sia per finalità di comunicazione interna che esterna. Pensiamo, ad esempio, al sito web dell’impresa. E’ uno strumento di comunicazione interna ma viene, quasi sempre, utilizzato soprattutto per attività di comunicazione esterna.

Per rendere un sito web fruibile anche dai dipendenti è possibile integrare all’interno dello stesso l’Area Intranet. Si tratta di uno dei migliori strumenti di comunicazione interna, grazie ai quali si arriva a condividere documenti con gli altri colleghi e ad avere un facile e veloce accesso ad informazioni importanti per il proprio lavoro.

Continuando a guardare all’ambito web, anche le newsletter si possono utilizzare per fini di miglioramento dell’internal communication. Soprattutto per quelle realtà molto strutturate e che vantano un numero molto alto di collaboratori non in loco, le newsletters possono aiutare a rimanere in costante contatto con l’azienda.

Se, invece, guardiamo a quegli strumenti che possono esistere anche senza il digitale, mi vengono sicuramente in mente le brochure, le riviste aziendali, i corsi di aggiornamento. Tutti elementi che, se presenti ed integrati all’interno del piano di comunicazione, possono far compiere ad un’azienda il salto di qualità.

Il responsabile di comunicazione interna aziendale

Il responsabile di comunicazione interna è colui che, all’interno di un’azienda, si occupa di tutto ciò che ha a che fare con la comunicazione ai dipendenti. Nelle aziende molto grandi, non è impossibile che questa figura si occupi solo di comunicazione interna e che vi siano altre risorse per le attività di comunicazione esterna.

Cosa deve fare il Responsabile? Beh, il suo compito è fare da tramite tra le esigenze dell’azienda e quelle dei dipendenti. Un buon responsabile di internal communication deve farsi carico dei problemi e delle necessità dei dipendenti e portarle a conoscenza dell’alta direzione.

Concretamente, al Responsabile spetta il compito di produrre quelle che ancora oggi vengono definite circolari. In sintesi, rientra tra le sue funzioni il coordinamento di tutti gli strumenti di comunicazione interna previsti dal piano di comunicazione.

Suggerimenti per scrivere una comunicazione interna efficace

Ecco alcuni consigli per scrivere una comunicazione interna aziendale in grado di colpire e suscitare l’interesse del target.

Crea titoli su misura del dipendente

Il titolo delle tue comunicazioni interne è fondamentale. Se ben scritto, convincerà i dipendenti a leggere il messaggio che hai loro inviato. Impara a ragionare come un copywriter. Il tuo obiettivo deve essere quello di vendere ai dipendenti il messaggio dell’azienda. Concentrati sui contenuti e chiediti perché un dipendente dovrebbe usufruire di quella comunicazione piuttosto che cestinarla.

Se devi comunicare l’avvio del servizio di mensa aziendale, magari potrebbe essere più convincente puntare su un titolo come “Da oggi la tua pausa pranzo è più conveniente e gustosa, attivato il nuovo servizio mensa”, piuttosto che “Attivazione servizio mensa aziendale”. Il primo titolo è più diretto, il secondo freddo e distaccato.

Prediligi un linguaggio semplice

Se stai leggendo una rivista o un post di notizie che utilizza un linguaggio troppo forbito, quanto tempo impiegherai per abbandonare quel messaggio? Vale lo stesso per le comunicazioni interne. Il tuo staff smetterà di leggere la comunicazione se apparirai troppo “professionale” o “aziendale”. Sii semplice e immagina di spiegare le tue notizie a un bambino di dieci anni. Ad esempio, invece di “Data di distribuzione del nuovo software  per dipendenti aziendali” potresti dire “Dal 15 aprile disponibile il nuovo software per i dipendenti”.

Hai davvero bisogno di inviarlo?

Sei sicuro che sia assolutamente necessario inviare una comunicazione? In caso contrario, rischieresti di scrivere un messaggio a cui, a priori, nessuno presterà attenzione. Chiediti sempre quali vantaggi il personale otterrà aprendo il messaggio che stai pianificando.

Più corto è, meglio è

Per i dipendenti di un’azienda la priorità assoluta rimane il lavoro e gli obiettivi da portare a termini. Se pensi di attirare la loro attenzione proponendo un contenuto di due pagine allora devi sapere che il tuo lavoro potrebbe rivelarsi anche del tutto inutile. Cerca di non andare oltre mezza pagina di testo. Se ritieni di aver bisogno di uno spazio maggiore, forse è meglio organizzare una riunione.

Tratta i dipendenti come persone, non come numeri

Il pubblico ama il gossip. Pensa ai social network, Facebook su tutti. Se ci pensi, qual è uno dei segreti dei social network? Senza dubbio, il fatto di poter osservare la vita ed i risultati ottenuti da altre persone. Potresti sfruttare questa leva anche per la comunicazione interna aziendale.

Per esempio, potresti scrivere un post sui canali social aziendali focalizzandoti su un intero reparto oppure intervistando, a rotazione, i vari dipendenti. Falli sentire importanti. Un post del genere sicuramente stimolerà interazioni e tante condivisioni. Oggi è sui social che le persone trascorrono gran parte del proprio tempo e sono questi i canali che utilizzano per interagire con familiari, amici, aziende e colleghi di lavoro.

Punta forte sulle immagini

Sapevi che il cervello umano elabora le immagini 60.000 volte più velocemente del testo e il 90% delle informazioni trasmesse al cervello sono di tipo visivo? Questo è il motivo per cui dovresti puntare su comunicazioni interne in cui l’elemento visual la faccia da padrone, ovviamente accompagnato da testi di qualità. Buoni esempi di contenuti visivi possono essere video, meme, foto e infografiche.

Pensa come un giornalista

Immaginiamo che tu debba veicolare ai dipendenti un’informazione che l’azienda ritiene utile ma che non coinvolge in maniera diretta le risorse umane. Come puoi fare per ottenere la loro attenzione? Dovresti imparare a pensare come un giornalista. Qual è la parte più interessante della notizia? Utilizzala per coinvolgere il tuo pubblico.

Ad esempio, se stai parlando al tuo staff di un nuovo prodotto, rifletti sul perché quel prodotto possa rappresentare un’innovazione positiva, piuttosto che indicarne solo il nome o le caratteristiche prettamente tecniche.

Aggiungi personalità

Come possiamo aggiungere personalità e rendere i nostri testi meno freddi? Racconta una storia, puntando magari su aneddoti, barzellette o giochi di parole. Se devi invitare i dipendenti ad un utilizzo responsabile dei servizi igienici, risulteresti più convincente se dicessi loro: “Quanto è odioso andare alla toilette e accorgersi dell’assenza della carta igienica? piuttosto che: “Comunicazione sull’utilizzo responsabile dei servizi igienici”.

Sii più colloquiale, pensa a come comunicheresti se parlassi con qualcuno piuttosto che scrivere.

Testa continuamente le tue comunicazioni

Quali sono i messaggi di cui i dipendenti hanno usufruito maggiormente? Quali quelli che la maggior parte di essi hanno ignorato? Cosa puoi fare per aumentare il tasso di apertura delle email che invii al team? Testa continuamente le tue comunicazioni, magari modificando anche una sola variabile tra un messaggio e l’altro. Poco alla volta, acquisirai molta più dimestichezza e padronanza con questa attività.

Un esempio di comunicazione interna

Chi conosce un po’ di storia recente di Fiat sa che già da diversi anni il colosso torinese ha effettuato un’operazione di fusione con Chrisler. Ebbene, quando la fusione divenne ufficiale, il management di Fiat, di cui facevano allora parte il compianto Sergio Marchionne e John Elkann, decise di scrivere una lettera a tutti i dipendenti.

Ti starai chiedendo perché Fiat prese questa decisione. Beh, la comunicazione interna diventa indispensabile soprattutto nel momento in cui l’azienda si appresta a vivere un cambiamento importante. E la fusione con Chrisler per Fiat era senz’altro qualcosa di non trascurabile. Tra l’altro, è interessante considerare anche il timing della comunicazione. Fiat decide, infatti, di comunicare l’epocale cambiamento il 2 gennaio del 2014. E’ appena cominciato un nuovo anno e, dunque, quale migliore occasione per annunciare una novità? E’ questa, infatti, la fase dell’anno in cui siamo più propensi a prendere in considerazione le novità ed i cambiamenti.

Ma in che modo Fiat scrive questa comunicazione interna? Attraverso una lettera che comincia con “Cari colleghi“. Dunque, John Elknann e Marchionne, pur essendo per estrazione sociale, cultura e stile di vita molto lontani dalla maggior parte dei dipendenti Fiat, decidono di abbattere questa distanza, così da creare maggiore coinvolgimento e vicinanza con il personale.

Nel corso della lettera, Fiat traccia un quadro degli anni precedenti per cercare, con argomentazioni logiche, di motivare la decisione della fusione che rimane l’oggetto della comunicazione. Marchionne e Elkann ne approfittano per fare riferimento a quei valori che hanno reso grande Fiat un’eccellenza italiana in tutto il mondo, un simbolo del made in Italy.

La lettera si conclude con una formula che racchiude sia un “dare” che un “ricevere”. Da una parte, l’azienda si aspetta che i dipendenti rimangano uniti e che continuino ad avere fiducia nei confronti dell’azienda. Dall’altra Fiat si impegna affinché il futuro dei propri dipendenti possa essere sereno e sicuro.

Cosa ci insegna il caso Fiat

Il caso Fiat ci aiuta a capire quanto lavoro e preparazione si nasconde dietro ad un’attività di comunicazione. La lettera è preparata nei minimi dettagli, con grande attenzione ad aspetti come il tono di voce e lo stile. Il timing è stato scelto con cura, lo stesso dicasi per gli obiettivi e l’oggetto della comunicazione. Si trattava di una comunicazione importante per segnalare una svolta che potremmo definire epocale. Ed ecco che Fiat decide di far scendere in campo non due persone qualunque ma coloro che di quel cambiamento ne sono gli artefici.

La comunicazione interna è, dunque, un ramo importante della comunicazione aziendale, con un ruolo che è fondamentale non solo nei casi in cui è necessario comunicare dei cambiamenti ma anche nella quotidianità, per favorire la condivisione e la partecipazione dei dipendenti.

Carmine Roca

Sono un Copywriter Freelance e Consulente SEO. Aiuto le aziende a raggiungere i loro target attraverso testi di qualità, sia sui canali digitali che tradizionali, ma soprattutto sui motori di ricerca.