Come scrivere una company profile aziendale

Anche se oggi siamo abituati a confrontarci principalmente con materiali digitali, molte aziende sono ancora restie ad abbandonare il supporto cartaceo. La carta ha sempre il suo fascino, inutile nasconderlo, ed in alcune circostanze gioca ancora un ruolo molto importante. Non di rado, infatti, all’interno delle sedi o delle filiali di un’impresa ci troviamo dinnanzi a volantini, pieghevoli, flyer, rollup e company profile.

Si tratta di materiale di grafica pubblicitaria che viene, spesso, utilizzato anche dalle risorse commerciali durante un appuntamento. Il problema, però, è che spesso questi supporti vengono realizzati in maniera troppo egocentrica. In molti casi, l’azienda tende a mettere in mostra tutte le sue qualità, caratteristiche e capacità senza considerare l’interesse ed il reale bisogno informativo di chi usufruirà di quel contenuto.

Oggi parliamo di company profile aziendale. Andremo a vedere in che modo essa può rappresentare un valore aggiunto per le organizzazioni.

Company profile: cos’è

La company profile è un documento che un’azienda utilizza per presentarsi al pubblico in maniera professionale. Nasce principalmente per informare le persone circa prodotti, servizi, posizionamento e prospettive di crescita dell’impresa. Se realizzata in modo differente rispetto a ciò che gran parte delle organizzazioni producono, può diventare un elemento distintivo e di unicità.

Può essere utilizzato sia dalle aziende che operano nel B2B (per attrarre investitori, ad esempio) sia per quelle B2C.

Cosa inserire in una company profile

Questo è sicuramente l’aspetto più difficile. Cosa è giusto scrivere in una company profile? A cosa sono realmente interessati i lettori? In che modo posso fornire informazioni preziose, di cui magari non erano a conoscenza?

Aspetti di carattere commerciale

Chiaramente, ci sono alcuni elementi che in ogni documento aziendale non possono mancare. Lo stesso vale anche per la company profile. Dunque, assicurati di includere:

• Nome dell’azienda;
• Anno di fondazione;
• Indirizzo della sede/sedi;
• Informazioni di contatto (email, numero di telefono, sito web, fax, account social media, ecc.)

Elementi caratteristici interni

Una volta inserite le informazioni principali, è il momento di passare ai dettagli. Una company profile dovrà sicuramente contenere:

• Mission e vision aziendale;
• Breve descrizione dei prodotti/servizi;
• Sintesi della storia dell’azienda e delle sue prospettive di crescita e sviluppo;
• Riferimenti al team;
• Portafoglio clienti:
• Campagne pubblicitarie e/o di Public Relations;
• Politiche di sicurezza e per la tutela dell’ambiente e della salute

Riconoscimenti esterni

Fino ad ora abbiamo puntato sulla descrizione di ciò che l’azienda è e di ciò che fa. Nella tua company profile dovrai, però, dare spazio anche alle impressioni esterne di chi ha avuto a che fare con la tua organizzazione. Questo significa che avrai la possibilità di condividere con il tuo pubblico tutto ciò che serve a migliorare le percezione del valore aziendale:

• Partnership (cobranding, ingredient branding ecc.);
• Testimonianze;
• Certificazioni;
• Premi e riconoscimenti;
• Pubblicazioni o news diffuse dai media

Immagini

Le immagini possono svolgere un ruolo molto importante nelle company profile, accompagnando il testo e rendendolo meno pesante ma soprattutto richiamando l’attenzione del lettore. L’ideale sarebbe poter disporre di immagini direttamente legate all’azienda, per esempio foto di:

• Prodotti/servizi;
• Membri del team;
• Aree di lavoro;
• Post social o immagini di pubblicazioni/articoli su altre testate

Elementi di carattere finanziario

Soprattutto per le aziende che si rivolgono ad altre imprese o professionisti, può essere utile fare un riferimento agli aspetti di carattere finanziario dell’impresa. Lo si può fare anche attraverso dei grafici i quali probabilmente si prestano meglio a comunicazioni di questo tipo. I principali elementi finanziari che potrebbero suscitare l’interesse del lettore sono:

• Profitti annuali;
• Statistiche relative alle vendite;
• Numero di dipendenti;
• Obiettivi finanziari futuri

Quante pagine sono necessarie per redigere una company profile

A questa domanda non è possibile dare una risposta univoca, nel senso che non esiste uno standard predefinito di lunghezza di una company profile. Molto dipende anche dalla disponibilità di informazioni e di contenuti, direttamente collegata anche alla storia dell’azienda. In linea generale, un’azienda attiva da qualche anno potrebbe riuscire a racchiudere la company profile anche in 4 pagine mentre per altre imprese potrebbe essere necessario disporre i contenuti in uno spazio più ampio.

Come impostare i testi di una company profile

Ora che sai quali sono gli elementi che tipicamente fanno parte di una company profile. A questo punto, puoi passare a strutturare i testi. Ecco alcuni suggerimenti per organizzare al meglio i contenuti del tuo documento.

Focalizzati sugli obiettivi e sulle persone

Chiediti innanzitutto: perché ho bisogno di una company profile? Qual è l’obiettivo che voglio raggiungere? In che modo la utilizzerò? Quali saranno le persone che potenzialmente la leggeranno? Trova le risposte a queste domande e vedrai che il processo di scrittura sarà molto più scorrevole e meno soggetto ad imprevisti.

Elenca i vantaggi di cui parlare

A seconda del tipo di pubblico a cui ti rivolgi, dovrai scegliere su quali vantaggi focalizzarti. Se la tua azienda mette in atto azioni concrete per la salvaguardia dell’ambiente, potresti dedicare un’apposita sezione a questo argomento. Sai bene, infatti, che soprattutto i giovani sono molto sensibili rispetto alle tematiche ambientali.

Organizza le sezioni

Prima di immergerti nella scrittura vera e propria, preoccupati di creare uno schema e di decidere quali sezioni includere e in che ordine. Cerca di avere una visione d’insieme del documento, comprensiva anche delle immagini di cui potresti aver bisogno e dell’impaginazione. A tal proposito, ti consiglio di lavorare insieme ad un graphic designer. Definendo spazi e sezioni con un grafico, è molto più probabile che la scrittura e l’impaginazione procedano senza particolari intoppi.

Scrivi singolarmente i testi delle sezioni

Se hai eseguito bene e con attenzione i suggerimenti precedenti, il lavoro di scrittura sarà meno arduo di quanto tu possa pensare. Il consiglio principale che mi sento di darti è di scrivere singolarmente i testi delle sezioni, seguendo l’ordine prestabilito. Ragionando in maniera sequenziale, ti concentrerai più facilmente sulla stesura del testo di ogni sezione.

Punta forte sull’introduzione

Qualunque sia lo scopo della tua company profile e l’utilizzo che ne verrà fatto, il suo successo e, dunque, la sua capacità di ottenere l’attenzione del lettore dipenderà quasi esclusivamente dall’introduzione. Nel giro di pochi secondi, chi legge si farà un’idea della tua azienda e deciderà se vale la pena o meno proseguire nella lettura. Ecco alcuni suggerimenti per scrivere un’introduzione efficace:

• Spiega in primo luogo chi sei e cosa fai;
• Crea una connessione emotiva col pubblico, attraverso una storia o un aneddoto;
• Genera curiosità ponendo domande senza risposte

Ricorda sempre che la company profile non ti serve principalmente per vendere. Le persone tendono a diffidare dalle aziende che si mostrano principalmente interessati a promuovere sé stesse per scopi di vendita, specie se è la prima volta se si relazionano con un’impresa.

Utilizza frasi semplici ed evita i tecnicismi

I testi rappresentano la componente fondamentale di una company profile. Con il giusto tono of voice e lo stile adeguato, puoi creare interesse, coinvolgere perfino persuadere il tuo pubblico.

Prediligi frasi attive, quelle in cui il soggetto compie e non subisce l’azione. L’uso della voce attiva rende più scorrevole la lettura e dà più forza e autorevolezza al tuo testo.

Cerca di essere sintetico. Evita le aggiunte superflue. Presta molta attenzione ai termini che utilizzi. Sebbene tu possa essere un esperto del tuo settore, non è detto che le persone a cui ti rivolgi lo siano. Cerca di essere sempre chiaro, evitando il cosiddetto “aziendalese” e i termini specifici del settore di riferimento. Anche quando ti tocca spiegare qualche argomento tecnico, fallo nella maniera più semplice possibile.

Ricorda, infine, di mantenere il testo coerente dal punto di vista stilistico. Una volta che hai scelto il tono di voce, i caratteri e le combinazioni di colore da utilizzare, prosegui su questa strada fino alla fine.

Scegli bene la call to action

Ogni azione di marketing ha un obiettivo. Anche la company profile deve averne uno. Cosa vuoi che faccia l’utente dopo aver completato la lettura della company profile? Vuoi che scarichino gratuitamente un ebook o che si iscrivano alla tua newsletter? L’invito all’azione o call to action è fondamentale per indirizzare i lettori verso l’azione che vuoi compiano.

Il tuo invito all’azione non deve essere invadente né aggressivo. Pensa sempre al tuo target e allo stile di call to action che meglio potrebbe funzionare per il tuo pubblico.

Correggi e rivedi il tutto

Ora che hai completato il testo di ogni sezione, è importante tornare indietro per rivedere il tutto e correggere gli eventuali errori presenti. Se vuoi dei suggerimenti più approfonditi su questa fase puoi leggere il mio articolo dedicato alla revisione e correzione dei testi. Rivedere il testo non serve solo a riscontrare e a correggere gli errori di battitura. Fornisce un’ultima importante opportunità per aggiungere o rimuovere frasi o interi periodi.

Company profile: esempio

Vuoi un esempio di company profile da cui prendere spunto? Sul web esistono diverse piattaforme che ospitano company profile di aziende italiane e/o internazionali. Di seguito, ti indicherò tre siti web che puoi consultare per tale scopo:

• pdf.directindustry.it;
• pdf.archiexpo.com;
• yumpu.com

Sono sincero. Ho spulciato diverse company profile e ho fatto molta fatica a trovarne una che mi convincesse a pieno. Alcune erano eccessivamente autocelebrative, altre presentavano testi imperfetti ed incoerenti, altre ancora mancavano di un’organizzazione lineare delle sezioni.

Una delle più interessanti company profile che sono riuscito a trovare è quella di Spilt srl. Puoi sfogliarla sul sito Yumpu.com, cliccando qui. Spilt è un’azienda di Ancona che offre servizi di impiantistica altamente specializzati in settori ad elevato tasso tecnologico connessi all’energia e all’ambiente.

La company profile di Spilt fornisce informazioni chiare sin dalle prime righe, nelle quali si racconta un po’ di storia dell’azienda e il campo in cui essa opera. Nelle pagine successive troviamo mission e vision, attività e servizi offerti, certificazioni ed attestazioni, organigramma aziendale, referenze, partner, aree di attività ed i contatti.

Spilt ha organizzato la company profile seguendo lo stile presente già all’interno del sito web aziendale (http://www.spilt.it/). Dunque, c’è coerenza nella comunicazione e dai testi scritti sono riuscito a percepire la qualità e il valore di quest’azienda, anche in assenza di termini come “leader in Italia”, “primi in Italia” et similia.

Dunque, al di là del settore in cui operi o per il quale devi scrivere questo documento aziendale, ti consiglio vivamente di dare un’occhiata alla company profile di Split perché è davvero ben strutturata ed organizzata, con un linguaggio che appare semplice anche laddove l’argomento affrontato è di stampo maggiormente tecnico.

Company profile: modello

Ti consiglio di lasciare l’impaginazione vera e propria della company profile ad un graphic designer. Documenti del genere, specie se destinati ad essere stampati su carta, vengono spesso impaginati con il software Indesign oppure con Illustrator.

Per quanto riguarda la parte testuale, posso consigliarti un Company profile modello a cui potrai accedere con Microsoft Word, più che altro utile ad organizzare in modo coerente le sezioni e a schematizzare sin da subito le informazioni più importanti di cui hai bisogno. E tu? Come hai realizzato la tua company profile?

Carmine Roca

Sono un Copywriter Freelance e Consulente SEO. Aiuto le aziende a raggiungere i loro target attraverso testi di qualità, sia sui canali digitali che tradizionali, ma soprattutto sui motori di ricerca.